Den Fællesregionale Forvaltning fungerer som bindeled mellem Region Nordjylland som den systemansvarlige region og de øvrige regioner, almen praksis og leverandøren samt driftsleverandøren af FMB. Forvaltningen skal løfte de opgaver, som er af fællesregional karakter, herunder f.eks. bevare overblik over indmeldte fejl, kvalificere ændrings- og videreudviklingsønsker, test af fejlrettelser og nye funktionalitet i FMB. Derudover har forvaltningen ansvaret for at sikre at kontrakten med leverandøren og driftsleverandøren omkring drift-, vedligehold og support af FMB.

Regionale forvaltere - Hver region har udpeget en regional forvalter, som fungerer som bindeled mellem den Fællesregionale Forvaltning og brugere af FMB. De regionale forvaltere er kontaktperson i egen region for brugere af beslutningsstøttesystemet og beslutningsstøttefunktionalitet i eget anvendersystem samt til eget anvendersystem (anvendersystemleverandør). De regionale forvaltere indmelder fejl i FMB på vegne af egen region. De regionale forvaltere hjælper med at indsamle/identificere ændrings- og videreudviklingsønsker i egen organisation og formidle disse til Brugergruppen og sikre at de rette vurderinger og prioriteringer på baggrund af afklaringer og indstillinger i Brugergruppen bliver kommunikeret ud i egen organisation, så den nødvendige viden og gennemsigtighed er til stede.

Almen praksis stiller en repræsentant til rådighed for sparring med den Fællesregionale Forvaltning. Det er Lægepraksissystemerne, der indberetter fejl i FMB på vegne af almen praksis.

Leverandør - Trifork er leverandør af Fælles MedicinBeslutningsstøtte i samarbejde med underleverandørerne Dansk Lægemiddel Industri (DLI) og Netic. Trifork har udviklet og er ansvarlige for regelmotoren i FMB, DLI er datagrundlagsansvarlige og Netic har ansvaret for driften af FMB.

Forretningsstyregruppens formål er at fungere som styregruppe med forretningsansvar for forvaltningen af FMB i forhold til dets livscyklus, funktionalitet, anvendelse og økonomi. Forretningsstyregruppens beslutninger skal træffes i sammenhæng med og i overensstemmelse med RSI’s styringsmodel omkring systemforvaltningen af fællesregionale IT-løsninger. Forretningsstyregruppen referer til Styregruppe for systemforvaltning (SYS). Forretningsstyregruppen skal bestå af minimum én repræsentant fra hver region og almen praksis med forretningsmæssigt indblik og kendskab til beslutningsstøttesystemet og anvendelsen heraf.

Brugergruppen refererer til Forretningsstyregruppen og har til opgave at følge anvendelse af FMB tæt, herunder at følge den kliniske drift og identificere, fremsætte og motivere forslag til videreudvikling af systemet med udgangspunkt i brugernes behov. Medlemmer i Brugergruppen skal alle have solid indsigt i brugernes behov, så alle aspekter i løsningen dækkes. Det er op til den enkelte region og i almen praksis, hvordan man vil opsamle den viden og erfaring, som skal bringes videre til Brugergruppen.

Teknikergruppen (ad hoc) - Ud over de traditionelle grupper, som findes i styringsmodel for systemforvaltning, forudses det, at der i FMB’s forvaltningsorganisation kan blive behov for at etablere en teknikergruppe. Det er de enkelte anvendersystemer, som står for etablering af integrationen til beslutningsstøttesystemet samt visning af FMB i medicin- og lægepraksissystemerne, som findes i regionerne og hos almen praksis. Teknikergruppen vil bestå af den Fællesregionale Forvaltning, Regionale forvaltere, repræsentant for almen praksis, Repræsentant fra hvert anvendersystem (kan være leverandør eller teknisk ansvarlig fra hver region eller almen praksis) og leverandør. Teknikergruppens overordnede opgave er at afklare de tekniske aspekter til FMB samt afklare og definere krav til ændringer i snitfladeprotokollen samt afledte konsekvenser i anvendersystemerne, i samarbejde med leverandøren og anvendersystemleverandørerne. Teknikergruppen vil primært skulle aktiveres, når ny funktionalitet eller ændringer til snitfladeprotokollen af beslutningsstøttesystemet skal behandles og prioriteres.